Funcionamento administrativo do PPGCC durante o período de distanciamento social

Prezados alun*s, professor*s, servidor*s,

Vocês certamente tiveram acesso à mensagem do Comitê do ICEx com relação ao funcionamento do instituto durante esse período de promoção do distanciamento social, a melhor aposta para reduzir os efeitos da pandemia do CoVID-19 em nossa comunidade.

Estamos empenhados, no momento, em não interromper atividades que possam ser realizadas remotamente, o que implica em modificar procedimentos administrativos e acadêmicos tradicionais. No PPGCC, o atendimento presencial estará suspenso, juntamente com o de toda a secretaria. Grande parte das atividades, por outro lado, prossegue através do e-mail ppgcc@dcc.ufmg.br, do sistema CIPÓ, e da atuação remota da secretaria e da coordenação.

Já passaríamos por um período de restrições no atendimento, em função da elaboração do relatório anual à CAPES (Coleta CAPES/Sucupira), cujo cronograma não foi modificado. As ações nesse sentido continuam a plena velocidade, inclusive os processos de coleta de dados não incluídos nos Lattes, conforme mensagem da subcoordenadora aos docentes do Programa na sexta 13/03.
Listamos abaixo alguns tipos de interações comuns no dia-a-dia do Programa, indicando os procedimentos que serão adotados.

  1. Declarações e históricos: solicitar por e-mail. O documento será emitido com assinatura eletrônica e devolvido também por e-mail. Havendo exigência de assinatura física, a solicitação será atendida apenas no retorno às atividades normais.
  2. Marcação de salas (defesas, reuniões – caso ocorram, etc.): utilizar o sistema de reservas do DCC. Alunos, que não têm acesso a esse sistema, devem solicitar a reserva a seus respectivos orientador*s, pois el*s têm pleno acesso.
  3. Movimentação de bolsas (cancelamentos, demais providências): solicitar pelo e-mail. Informamos que a CAPES continua com o sistema de bolsas totalmente paralisado.
  4. Aproveitamento de estudos: pedidos serão avaliados após o término do período de distanciamento.
  5. Auxílios financeiros: eventos científicos têm sido adiados ou cancelados. Estamos interrompendo o atendimento a esse tipo de solicitação por enquanto. Solicitações de auxílio podem ser registradas no CIPÓ, de qualquer forma. Providências para viagens de membros de bancas podem ser solicitadas, mas a flexibilização da participação remota está em vigor e a ampla recomendação para evitar viagens tem sido enfatizada pelas instituições de vínculo dos membros de bancas.
  6. Realização de bancas: está mantida em princípio, considerando a Resolução recém-publicada, que flexibiliza a participação remota de membros. O orientador deverá reservar a sala para o evento. Embora a sessão de defesa continue sendo pública, é aconselhável reduzir fortemente o número de pessoas presentes na plateia (familiares, colegas, amigos) – levem em conta os parâmetros do distanciamento amplamente divulgados. A documentação estará disponível na secretaria, com quem fizer o plantão do dia. Assinaturas de membros de bancas que participaram remotamente serão obtidas oportunamente.
  7. Remarcação ou cancelamento de bancas já marcadas: pode ser solicitada via CIPÓ ou e-mail.
  8. Solicitação de diploma: várias etapas desse processo estarão funcionando de forma restrita, na UFMG e fora dela. Solicitamos aguardar pelo retorno das atividades para encaminhamento de documentação física. Faremos o que for possível tratar cada caso e disparar o processo pelo e-mail.
  9. Colegiado: a próxima reunião está marcada para 8 de abril apenas. Até lá, acompanharemos o que for feito para viabilizar as reuniões da Câmara do DCC e da Congregação do ICEx para aplicar ao Colegiado do PPGCC. Assuntos urgentes e que não puderem ser resolvidos pelo coordenador ou subcoordenadora, ad referendum do Colegiado, poderão ser discutidos e decididos por meio dos canais eletrônicos de comunicação.
  10. Seleção do doutorado: a próxima avaliação de candidatos ocorreria até a reunião do Colegiado em 8 de abril. A Comissão de Seleção poderá fazer a avaliação usando os meios eletrônicos, mas acreditamos que o registro acadêmico e a matrícula subsequentes à seleção poderão estar prejudicadas, portanto avaliaremos mais proximamente à data.
  11. Exame de qualificação: a prova marcada para 20/03 está mantida, já que são poucos alunos e é possível utilizar espaço suficientemente amplo.
  12. Atividades de pesquisa em laboratório: devem ser definidas pela coordenação de cada laboratório. Se possível, transferir atividades para a residência. Caso não represente risco pela alta densidade de pessoas no ambiente, a atividade no laboratório pode ser mantida. O registro de frequência de bolsistas permanecerá suspenso durante este período.
  13. Aulas: até segunda ordem, e observando mensagens anteriores das instâncias superiores da Universidade, estão suspensas. Apesar da Portaria do MEC autorizando aulas remotas, as instituições são encarregadas de prover ferramentas, condições tecnológicas e regras acadêmicas, algo que não temos de antemão por aqui, portanto aguardamos posicionamento da UFMG.
  14. Ajustes de matrícula: estão encerrados para o presente semestre, não processaremos novos pedidos.

Ficamos à disposição para resolver dúvidas e decidir o tratamento a ser dado a situações especiais e imprevistas.

[]s

Clodoveu Davis
Coordenador — Programa de Pós-Graduação em Ciência da Computação
Departamento de Ciência da Computação
Instituto de Ciências Exatas
Universidade Federal de Minas Gerais